Was ist Google Vault und wie funktioniert es? Eine ausführliche Anleitung

Google Vault ist ein leistungsstarkes eDiscovery-Tool von Google Workspace (ehemals G Suite), mit dem Unternehmen Daten zu Compliance- und Governance-Zwecken verwalten, aufbewahren, suchen und exportieren können.

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Google Vault wird zwar oft als Backup-Lösung missverstanden, ist aber in erster Linie dafür konzipiert, Daten aufzubewahren und Rechtsteams bei eDiscovery-Prozessen und Informationsmanagement zu unterstützen, anstatt Daten wiederherzustellen oder als integrierte Wiederherstellungsfunktion zu dienen.

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In diesem Artikel werden wir untersuchen was ist Google Vault, wie es funktioniert, die Funktionen, Preise und Verwendung von Google Vault. Wir werden auch besprechen, warum Google Vault keine Backup-Lösung ist und wie ein dedizierter Dienst wie Backup.Space kann einen umfassenderen Datenschutz bieten.

Was ist Google Vault?

Google Vault ist ein cloudbasiertes eDiscovery- und Datenverwaltungstool, das im Rahmen ausgewählter Google Workspace-Pläne verfügbar ist. Es ermöglicht Unternehmen, Daten wie E-Mails, Google Drive-Dateien, Gmail-Nachrichten, Google Meet-Aufzeichnungen und Google Workspace-Textnachrichten aufzubewahren.

Tresordaten können mithilfe benutzerdefinierter Aufbewahrungsregeln verwaltet werden, sodass Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datenaufbewahrungspflichten einhalten können. Es ist ein wertvolles Tool für Branchen wie das Gesundheitswesen, das Finanzwesen und die Rechtsabteilung, die mit sensiblen Daten umgehen.

Mit Google Vault können Unternehmen:

• Bewahren Sie Daten in allen Google Workspace-Diensten auf, einschließlich Google Docs, Gmail-Nachrichten, Google Meet, Google Groups-Nachrichten und Google Drive.
• Erstellen Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln oder wenden Sie Standardaufbewahrungsregeln an, um bestimmte Anforderungen zu erfüllen.
• Suchen Sie mithilfe erweiterter Suchfunktionen wie Stichwörtern, Datumsbereich und bestimmten Nutzerkonten nach Google Workspace-Daten.
• Exportieren Sie Daten, einschließlich archivierter Daten, zur weiteren Analyse oder rechtlichen Dokumentation im Mbox-Format oder anderen kompatiblen Formaten.
• Bewahren Sie Daten durch gesetzliche Aufbewahrungsfristen auf unbestimmte Zeit auf und stellen Sie sicher, dass wichtige Daten nicht dauerhaft gelöscht werden, auch wenn die Aufbewahrungsregeln ablaufen.

Vault unterstützt die Aufbewahrung und den Export von Daten in den Tarifen Google Workspace Business, Enterprise Essentials und Enterprise Standard und eignet sich daher sowohl für kleine als auch für große Unternehmen.

Wie funktioniert Google Vault?

Google Vault arbeitet direkt mit den Daten des Nutzers in der Google Workspace-Umgebung. Es erstellt keine separaten Kopien von Daten, sondern stützt sich stattdessen auf Aufbewahrungsregeln und gesetzliche Aufbewahrungsfristen, um Daten aufzubewahren und ein versehentliches Löschen zu verhindern.

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Wenn Sie Aufbewahrungsrichtlinien durchsetzen, können Vault-Daten wie Google Groups-Nachrichten und der zugehörige Chat nach Bedarf durchsucht, verwaltet und exportiert werden.

Hauptfunktionen von Google Vault

Vault-Benutzer können von folgenden Vorteilen profitieren:

1. Aufbewahrungsrichtlinien:
   • Administratoren können Aufbewahrungsregeln erstellen, um Daten zu archivieren oder Daten für einen bestimmten Aufbewahrungszeitraum aufzubewahren.
   • Standardmäßige Aufbewahrungsregeln gelten für alle Konten, sofern keine benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln festgelegt sind.
   • Aufbewahrungsfristen und -richtlinien gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen.

1. eDiscovery-Tool:
   • Mit Google Vault können Rechtsteams Daten für Ermittlungen, Audits und Gerichtsverfahren suchen und exportieren.
   • Die erweiterte Suchfunktion ermöglicht die Suche nach Benutzerkonten, Datumsbereich, Schlüsselwörtern und Google Workspace-Diensten.
2. Rechtliche Hinweise:
   • Wichtige Daten können für bestimmte Benutzer oder Konten, die Gegenstand der Untersuchung sind, auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden.
   • Rechtliche Aufbewahrungsfristen haben Vorrang vor den Aufbewahrungsregeln und stellen sicher, dass Daten erst entfernt werden, wenn die Sperre aufgehoben wird.
3. Daten exportieren:
   • Daten in Google Workspace, wie E-Mails, Google Docs und Google Meet-Aufzeichnungen, können zur weiteren Analyse in ihrer ursprünglichen Struktur exportiert werden.
   • Wenn Sie Daten exportieren, werden sie in sicheren Formaten wie mbox gespeichert, sodass eine einfache Überprüfung durch Rechtsteams möglich ist.
4. Auditberichte:
   • Mit Vault können Sie Benutzeraktivitäten und Aktionen auf der Verwaltungskonsole verfolgen und so für Transparenz im eDiscovery-Prozess sorgen.

Einschränkungen von Google Vault

Benutzer sollten bedenken, dass Vault Folgendes fehlt:

• Wiederherstellung von Daten: Google Vault verfügt nicht über eine Wiederherstellungsfunktion zum Wiederherstellen von Daten, die außerhalb Ihrer Aufbewahrungsrichtlinien dauerhaft gelöscht wurden.
• Automatisch speichern: Es stützt sich ausschließlich auf proaktive Aufbewahrungsregeln und gesetzliche Aufbewahrungsfristen, sodass das versehentliche Löschen nicht gespeicherter Daten nicht rückgängig gemacht werden kann.
• Kosteneffizienz: Vault-Lizenzen müssen für bestimmte Benutzer erworben werden, was für kleine Unternehmen mit begrenzten Budgets zusätzliche Kosten verursacht.
• Deduplizierung: Wenn viele Workspace-Konten Zugriff auf dieselben Elemente haben, führt dies zu vielen doppelten Daten. Google Vault hat keine Möglichkeit, es vor dem Exportieren von Daten zu deduplizieren.
• Parallele und automatisierte Exporte: Google Vault ist nicht als Backup-Tool konzipiert und unterstützt keine hohen Volumes. Sie können Ihre Exporte nicht planen oder zwei Aufgaben gleichzeitig ausführen.

So verwenden Sie Google Vault

Um mit Google Vault zu beginnen, benötigen Sie eine aktive Vault-Lizenz, die in Ihrem Google Workspace-Tarif enthalten ist. So verwenden Sie dieses wertvolle Tool:

1. Zugriff auf Google Vault:
   • Gehe zu Google Tresor und melde dich mit deinen Anmeldedaten für die Google Workspace-Admin-Konsole an.
2. Aufbewahrungsrichtlinien einrichten:
   • Navigieren Sie zum Abschnitt Aufbewahrung und erstellen Sie Regeln, um Daten aufzubewahren oder Daten auf der Grundlage von Aufbewahrungspflichten zu archivieren.
   • Verwenden Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln, um Datentypen, Konten und Aufbewahrungsfristen festzulegen.
3. Führen Sie eine eDiscovery-Suche durch:
   • Suchen Sie in den Google Workspace-Diensten, einschließlich Google Drive- und Gmail-Nachrichten, nach Daten.
   • Wenden Sie Filter wie Datumsbereich, Schlüsselwörter oder Benutzeraktivitäten an, um die Suchergebnisse einzugrenzen.
4. Rechtliche Sperren einräumen:
   • Um Daten auf unbestimmte Zeit aufzubewahren, können Sie einzelne Nutzer oder Konten, die Gegenstand einer Untersuchung sind, rechtlich sperren.
5. Daten exportieren:
   • Exportierte Daten können zur weiteren Analyse sicher heruntergeladen werden, um die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen sicherzustellen.
6. Überwachen Sie die Benutzeraktivität:
   • Verwenden Sie Auditberichte, um die in Vault ergriffenen Maßnahmen zu verfolgen und so für Transparenz und Rechenschaftspflicht zu sorgen.

Google Vault-Preise

Google Vault ist in den folgenden Google Workspace-Plänen enthalten:

• Business Plus (18 USD/Benutzer/Monat)
• Enterprise Essentials (benutzerdefinierter Preis)
• Enterprise Standard (benutzerdefinierte Preisgestaltung)
• Enterprise Plus (benutzerdefinierte Preisgestaltung)

Für Organisationen, die andere Google Workspace-Pläne wie Business Starter verwenden, können Vault-Lizenzen als Add-on ab 5 USD/Nutzer/Monat erworben werden. Ihr endgültiger Preis hängt von der Anzahl der Nutzer und dem erforderlichen Funktionsumfang ab. Wenden Sie sich an den Google Workspace-Vertrieb, um Informationen zu erhalten, die auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

Warum Google Vault keine Backup-Lösung ist

Google Vault ist zwar ein wertvolles Tool für die Verwaltung der Datenspeicherung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und für eDiscovery, es ist jedoch kein Ersatz für dedizierte Backup-Lösungen. Hier ist der Grund:

1. Keine integrierte Wiederherstellungsfunktion

Die Aufbewahrungseinstellungen von Google Vault ermöglichen keine Wiederherstellung von Daten zu bestimmten Zeitpunkten. Sobald Daten außerhalb einer Aufbewahrungsregel dauerhaft gelöscht wurden, können sie nicht wiederhergestellt werden.

2. Eingeschränkter Datenschutz

Vault stützt sich auf Aufbewahrungsregeln und gesetzliche Aufbewahrungsfristen, um Daten zu schützen, sodass Lücken entstehen, die den versehentlichen Verlust ungespeicherter Daten verhindern könnten.

3. Fehlende Offline-Backups

Vault erstellt keine redundanten Kopien von Daten und ermöglicht auch keine Offline-Speicherung, wodurch das Risiko eines Datenverlusts erhöht wird. Dies widerspricht der 3-2-1-Grundregel guter Backup-Richtlinien.

4. Konzipiert für Compliance, nicht für Backups

Vault eignet sich für Data Governance, verfügt jedoch nicht über die Funktionen, die für umfassende Backup-Lösungen erforderlich sind. Tatsächlich hat Google dazu Folgendes zu sagen:

5. Die Aufbewahrungsregeln für Tresore laufen ab

Daten können entfernt werden, wenn die Aufbewahrungsregeln ablaufen, sodass sie für den langfristigen Datenschutz ungeeignet sind. Wenn Sie es für Backups verwenden, müssen Sie alle Ihre Aufbewahrungsregeln separat verfolgen, da sonst das Risiko besteht, dass Daten verloren gehen.

Backup Space: Die ultimative Backup-Lösung für Google Workspace

Im Gegensatz zu Google Vault Backup.Space wurde speziell für eine zuverlässige und umfassende Datensicherung und -wiederherstellung entwickelt. So können wir Ihnen helfen, Ihre Daten zu schützen.

Hauptmerkmale von Backup Space

Benutzer können profitieren von:

• Automatisierte Backups: Backup.Space erstellt automatisch regelmäßige Backups Ihrer Google Workspace-Daten, einschließlich Gmail, Google Drive, Kontakte und Kalender. Wähle zwischen 1X, 3X und 24X täglichen Backups.
• Point-in-Time-Wiederherstellungen: Stellen Sie Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder her und schützen Sie sich vor versehentlichen Löschaktionen oder Ransomware-Angriffen. Diese Funktion ist in jedem Plan verfügbar.
• Backup für alle deine Google Workspace-Dienste: Backup.Space kann mit Gmail, Drive, Kalender, Kontakten, Chat, Website und Verzeichnis synchronisiert werden. Im Vergleich dazu funktioniert Vault nur mit ausgewählten Diensten. Daten aus Google Kalender werden beispielsweise nicht unterstützt.
• Einfache Einrichtung: Backup.Space Die Konfiguration dauert nur wenige Minuten, sodass leistungsstarke Sicherheitsfunktionen sowohl zugänglich als auch benutzerfreundlich sind, unabhängig davon, ob Sie zwei oder hundert Teammitglieder haben.
• Bringen Sie Ihren eigenen Schlüssel mit (BYOK): Nutzer können ihren eigenen Verschlüsselungsschlüssel mithilfe von Google Cloud KMS (Key Management Service) mitbringen und verwalten. Dadurch wird eine weitere Verschlüsselungsebene hinzugefügt und Sie können den Zugriff jederzeit widerrufen.
• Einfache Preisgestaltung: Unsere transparente Preisstruktur stellt sicher, dass Sie nur für die Dienste bezahlen, die Sie nutzen, ohne versteckte Gebühren. Du kannst zwischen unseren kostenlosen Abos für immer, 2$ und 3$ pro Nutzer/Monat wählen.

Google Vault vs. Backup Space: Welchen benötigen Sie?

Zusammenfassen

Google Vault ist ein robustes eDiscovery-Tool innerhalb des Google Workspace-Ökosystems, das Aufbewahrungsrichtlinien, gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Exportfunktionen für sensible Daten bietet. Es ist jedoch nicht dafür konzipiert, Backup-Lösungen zu ersetzen.

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Unternehmen sollten sich auf dedizierte Backup-Dienste verlassen wie Backup.Space um Daten wiederherzustellen, vor versehentlichem oder böswilligem Verlust zu schützen und die langfristige Datenspeicherung sicherzustellen. Zusammen, Vault und Backup.Space bieten umfassende Datenverwaltung und Schutz für Ihr Google Workspace-Benutzerkonto.

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Sind Sie bereit, Ihre Google Workspace-Daten zu schützen? Kontakt Backup.Space heute!

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