Qu'est-ce que Google Vault et comment fonctionne-t-il ? Un guide détaillé

Google Vault est un puissant outil de découverte électronique fourni par Google Workspace (anciennement G Suite) qui permet aux entreprises de gérer, de conserver, de rechercher et d'exporter des données à des fins de conformité et de gouvernance.

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Bien qu'il soit souvent considéré à tort comme une solution de sauvegarde, Google Vault est principalement conçu pour conserver les données et aider les équipes juridiques en matière de processus de découverte électronique et de gouvernance des informations, plutôt que pour récupérer des données ou servir de fonctionnalité de restauration intégrée.

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Dans cet article, nous allons explorer qu'est-ce que Google Vault, son fonctionnement, les fonctionnalités de Google Vault, ses tarifs et son utilisation. Nous expliquerons également pourquoi Google Vault n'est pas une solution de sauvegarde et comment un service dédié tel que Backup Space peut fournir une protection des données plus complète.

Qu'est-ce que Google Vault ?

Google Vault est un outil de découverte électronique et de gestion des données basé sur le cloud, disponible dans le cadre de certains forfaits Google Workspace. Il permet aux entreprises de conserver des données, notamment des e-mails, des fichiers Google Drive, des messages Gmail, des enregistrements Google Meet et des SMS Google Workspace.

Les données de Vault peuvent être gérées par le biais de règles de conservation personnalisées, ce qui permet aux organisations de respecter les obligations de conformité réglementaire et de conservation des données. Il s'agit d'un outil précieux pour les secteurs tels que la santé, la finance et les services juridiques qui traitent des données sensibles.

Grâce à Google Vault, les organisations peuvent :

• Conservez les données des services Google Workspace, notamment Google Docs, les messages Gmail, Google Meet, les messages Google Groups et Google Drive.
• Créez des règles de conservation personnalisées ou appliquez des règles de conservation par défaut pour répondre à des exigences spécifiques.
• Recherchez des données Google Workspace à l'aide de fonctionnalités de recherche avancées, telles que des mots clés, une plage de dates et des comptes utilisateurs spécifiques.
• Exportez des données, y compris des données archivées, à des fins d'analyse plus approfondie ou de documentation légale au format mbox ou dans d'autres formats compatibles.
• Préservez les données indéfiniment grâce à des blocages légaux, en veillant à ce que les données critiques ne soient pas définitivement supprimées même si les règles de conservation expirent.

Vault prend en charge la conservation et l'exportation des données dans le cadre des forfaits Google Workspace Business, Enterprise Essentials et Enterprise Standard, ce qui le rend adapté aux petites et grandes entreprises.

Comment fonctionne Google Vault ?

Google Vault fonctionne directement sur les données de l'utilisateur dans l'environnement Google Workspace. Il ne crée pas de copies séparées des données, mais s'appuie sur des règles de conservation et des blocages légaux pour conserver les données et empêcher leur suppression accidentelle.

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Lorsque vous appliquez des règles de conservation, les données de Vault, telles que les messages de Google Groups et le chat associé, peuvent être recherchées, gérées et exportées selon les besoins.

Principales fonctionnalités de Google Vault

Les utilisateurs de Vault peuvent bénéficier des avantages suivants :

1. Politiques de rétention:
   • Les administrateurs peuvent créer des règles de conservation pour archiver les données ou les conserver pendant une période de conservation spécifiée.
   • Les règles de conservation par défaut s'appliquent à tous les comptes, sauf si des règles de conservation personnalisées sont définies.
   • Les délais et les politiques de conservation garantissent la conformité aux exigences légales et réglementaires.

1. Outil eDiscovery:
   • Google Vault permet aux équipes juridiques de rechercher et d'exporter des données à des fins d'enquêtes, d'audits et de procédures judiciaires.
   • La fonctionnalité de recherche avancée permet d'effectuer des recherches par compte utilisateur, plage de dates, mots clés et services Google Workspace.
2. Bases légales:
   • Les données importantes peuvent être conservées indéfiniment pour des utilisateurs ou des comptes spécifiques faisant l'objet d'une enquête.
   • Les blocages légaux l'emportent sur les règles de conservation, garantissant que les données ne sont pas supprimées tant que la suspension n'est pas levée.
3. Exporter des données:
   • Les données de Google Workspace, telles que les e-mails, Google Docs et les enregistrements Google Meet, peuvent être exportées dans leur structure d'origine pour une analyse plus approfondie.
   • Lorsque vous exportez des données, elles sont enregistrées dans des formats sécurisés tels que mbox, ce qui facilite leur examen par les équipes juridiques.
4. Rapports d'audit:
   • Vault vous permet de suivre l'activité des utilisateurs et les actions de la console d'administration, garantissant ainsi la transparence du processus d'eDiscovery.

Limites de Google Vault

Les utilisateurs doivent garder à l'esprit que Vault ne dispose pas des éléments suivants :

• Restauration des données: Google Vault ne dispose pas d'une fonction de restauration permettant de récupérer les données supprimées définitivement en dehors de vos règles de conservation.
• Sauvegarde automatique: Il repose uniquement sur des règles de conservation proactives et des blocages légaux, ce qui signifie que la suppression accidentelle de données non enregistrées ne peut pas être annulée.
• Rentabilité: les licences Vault doivent être achetées pour des utilisateurs spécifiques, ce qui entraîne des coûts pour les petites entreprises aux budgets limités.
• Déduplication: Lorsque de nombreux comptes Workspace ont accès aux mêmes éléments, de nombreuses données sont dupliquées. Google Vault ne dispose d'aucun moyen de le dédupliquer avant d'exporter les données.
• Exportations parallèles et automatisées: Google Vault n'est pas conçu comme un outil de sauvegarde et ne prend pas en charge les volumes élevés. Vous ne pouvez pas planifier vos exportations ou exécuter deux tâches en même temps.

Comment utiliser Google Vault

Pour commencer à utiliser Google Vault, vous devez disposer d'une licence Vault active incluse dans votre forfait Google Workspace. Voici comment utiliser cet outil précieux :

1. Accédez à Google Vault:
   • Accédez à Google Vault et connectez-vous à l'aide de vos informations d'identification de la console d'administration Google Workspace.
2. Mettre en place des politiques de rétention:
   • Accédez à la section Conservation et créez des règles pour conserver les données ou archiver les données en fonction des obligations de conservation.
   • Utilisez des règles de conservation personnalisées pour spécifier les types de données, les comptes et les périodes de conservation.
3. Effectuer une recherche eDiscovery:
   • Recherchez des données dans les services Google Workspace, notamment les messages Google Drive et Gmail.
   • Appliquez des filtres tels que la plage de dates, les mots clés ou l'activité de l'utilisateur pour affiner les résultats de recherche.
4. Placer des blocages légaux:
   • Pour conserver les données indéfiniment, appliquez une suspension légale aux utilisateurs individuels ou aux comptes faisant l'objet d'une enquête.
5. Exporter des données:
   • Les données exportées peuvent être téléchargées en toute sécurité pour une analyse plus approfondie, garantissant ainsi la conformité aux exigences légales et réglementaires.
6. Surveillez l'activité des utilisateurs:
   • Utilisez les rapports d'audit pour suivre les actions entreprises dans Vault, en garantissant transparence et responsabilité.

Tarification de Google Vault

Google Vault est inclus dans les offres Google Workspace suivantes :

• Business Plus (18 $/utilisateur/mois)
• Enterprise Essentials (prix personnalisé)
• Enterprise Standard (prix personnalisé)
• Enterprise Plus (prix personnalisé)

Pour les organisations utilisant d'autres forfaits Google Workspace, tels que Business Starter, les licences Vault peuvent être achetées en tant que module complémentaire à partir de 5 USD par utilisateur et par mois. Votre prix final dépendra du nombre d'utilisateurs et du niveau de fonctionnalité requis. Contactez le service commercial de Google Workspace pour obtenir des informations adaptées aux besoins de votre entreprise.

Pourquoi Google Vault n'est pas une solution de sauvegarde

Bien que Google Vault soit un outil précieux pour gérer la conservation des données, la conformité réglementaire et la découverte électronique, il ne remplace pas les solutions de sauvegarde dédiées. Voici pourquoi :

1. Aucune fonction de restauration intégrée

Les paramètres de conservation de Google Vault ne permettent pas la restauration ponctuelle des données. Une fois que les données sont définitivement supprimées en dehors d'une règle de conservation, elles ne peuvent pas être récupérées.

2. Protection des données limitée

Vault s'appuie sur des règles de conservation et des blocages légaux pour préserver les données, laissant ainsi des espaces en cas de perte accidentelle de données non enregistrées.

3. Absence de sauvegardes hors ligne

Vault ne crée pas de copies redondantes des données et n'autorise pas le stockage hors ligne, ce qui augmente le risque de perte de données. Cela va à l'encontre de la règle cardinale 3-2-1 des bonnes politiques de sauvegarde.

4. Conçu pour la conformité, pas pour la sauvegarde

Vault convient à la gouvernance des données mais ne possède pas les fonctionnalités requises pour des solutions de sauvegarde complètes. En fait, voici ce que Google a à dire à ce sujet :

5. Les règles de conservation du coffre-fort expirent

Les données peuvent être supprimées lorsque les règles de conservation expirent, ce qui les rend impropres à la protection des données à long terme. Si vous l'utilisez pour la sauvegarde, vous devrez suivre séparément toutes vos règles de conservation, sinon vous risquez de perdre des données.

Backup Space: la solution de sauvegarde ultime pour Google Workspace

Contrairement à Google Vault, Backup Space est spécialement conçu pour une sauvegarde et une restauration fiables et complètes des données. Voici comment nous pouvons vous aider à protéger vos données.

Principales caractéristiques de Backup Space

Les utilisateurs peuvent bénéficier des avantages suivants :

• Sauvegardes automatisées: Backup Space crée automatiquement des sauvegardes régulières de vos données Google Workspace, notamment Gmail, Google Drive, Contacts et Agenda. Choisissez entre 1X, 3X et 24X sauvegardes quotidiennes.
• Restaurations ponctuelles: restaurez les données à un moment précis, pour avoir l'esprit tranquille contre les actions de suppression accidentelles ou les attaques de rançongiciels. Cette fonctionnalité est disponible dans tous les forfaits.
• Sauvegarde pour tous vos services Google Workspace: Backup Space peut être synchronisé avec Gmail, Drive, Agenda, Contacts, Chat, Site et Répertoire. En comparaison, Vault ne fonctionne qu'avec certains services ; par exemple, il ne prend pas en charge les données de Google Agenda.
• Configuration facile : Backup Space La configuration ne prend que quelques minutes, ce qui rend la sécurité puissante à la fois accessible et conviviale, que vous ayez deux ou cent membres de l'équipe.
• Apportez votre propre clé (BYOK): les utilisateurs peuvent apporter et gérer leur propre clé de chiffrement à l'aide de Google Cloud KMS (Key Management Service). Cela ajoute une couche de cryptage supplémentaire et vous permet de révoquer l'accès à tout moment.
• Tarification simple: Notre structure tarifaire transparente garantit que vous ne payez que pour les services que vous utilisez, sans frais cachés. Vous pouvez choisir parmi nos forfaits gratuits pour toujours, à 2$ et à 3$ par utilisateur et par mois.

Google Vault ou Backup Space : lequel avez-vous besoin ?

Résumant

Google Vault est un outil de découverte électronique robuste au sein de l'écosystème Google Workspace, qui propose des politiques de conservation, des blocages légaux et des fonctionnalités d'exportation pour les données sensibles. Cependant, il n'est pas conçu pour remplacer les solutions de sauvegarde.

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Les entreprises devraient s'appuyer sur des services de sauvegarde dédiés tels que Backup Space pour récupérer les données, les protéger contre les pertes accidentelles ou malveillantes et garantir leur conservation à long terme. Ensemble, Vault et Backup Space offrez une gouvernance et une protection complètes des données pour votre compte utilisateur Google Workspace.

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Êtes-vous prêt à protéger vos données Google Workspace ? Contacter Backup Space aujourd'hui !

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